Vatan Kliniek · 2026 · Design, development & backend · 6 maanden
Vatan Kliniek
Aanmeldformulier dat zich aanpast aan de patiënt: de leeftijd bepaalt de vragen, de toestemming en het betaalmoment.
13
Vestigingen in NL en Duitsland
6
Talen, incl. Arabisch met RTL
5
Stappen in het aanmeldformulier
De uitdaging
De intake liep volledig via WhatsApp. Een planner stelde alle vervolgvragen met de hand, ongeveer dertig minuten per aanmelding, en de gegevens bleven in de gesprekken hangen in plaats van ergens centraal. Plannen ging in een privé-agenda met kleuren per locatie, bevestigen weer via WhatsApp, herinneringen waren er niet, en de voorbereidingsdocumenten werden vooraf gestuurd maar niet gelezen — dus kwamen dezelfde vragen alsnog binnen.
Onze oplossing
Een aanmeldformulier van vijf stappen dat de patiëntcategorie afleidt uit de geboortedatum en zich daarop aanpast, voorafgegaan door een landkeuze op een NL/DE-kaart. Daarachter een backend die de aanmelding vastlegt, in Google Agenda zet, de daglijst voor de kliniek klaarzet en de bevestigings-, herinnerings- en ervaringsmails automatisch verstuurt.
Resultaat
Een aanmelding die eerst ongeveer 30 minuten WhatsApp-navraag kostte, komt nu in één keer compleet binnen.
Een besnijdeniskliniek met 13 vestigingen in Nederland en Duitsland waar de complete intake via WhatsApp liep: per aanmelding zo'n dertig minuten handmatig navragen, met gegevens die in de gesprekken bleven hangen. Wij bouwden een aanmeldformulier dat zichzelf aanpast aan de patiënt — de leeftijd bepaalt welke toestemmingsvragen verschijnen, of sedatie een optie is en of er vooraf betaald moet worden — met daarachter een backend die de aanmelding vastlegt, in de agenda zet en de bevestigings-, herinnerings- en ervaringsmails verstuurt.
Onder de motorkap
Formulier dat zich aanpast aan de patiënt
De geboortedatum bepaalt de categorie — baby onder 2, kind onder 12, jongere onder 18, volwassene — en die stuurt de rest van de flow: welke toestemmingsvragen verschijnen, of sedatie een optie is (pas vanaf ongeveer zes maanden), of er naar gewicht gevraagd wordt (alleen bij een zeer jonge baby) en of er vooraf betaald moet worden (alleen volwassenen).
Toestemming juridisch sluitend uitgevraagd
Per situatie de juiste route: ouder met gezag, voogd, alleenstaand ouderschap of beide ouders — waarbij de tweede ouder er live bij komt of een toestemmingsverklaring meestuurt. Zo ligt de toestemming vast vóór de behandeldag in plaats van erna.
Categorie server-side opnieuw afgeleid
De patiëntcategorie wordt niet meegestuurd door de browser maar op de server opnieuw bepaald uit de geboortedatum, zodat de regels rond toestemming, sedatie en betaling niet vanaf de client te omzeilen zijn.
Van aanmelding naar kliniekdag
De aanmelding gaat automatisch door naar Google Agenda en de daglijst van de locatie, met bevestiging, herinneringen en een ervaringsmail via een ingebouwde scheduler op de eigen SMTP van de kliniek. Dertig geautomatiseerde tests bewaken die keten bij elke backend-wijziging in CI.
Zes talen, inclusief RTL
Volledig vertaalde site in Nederlands, Duits, Engels, Turks, Frans en Arabisch, waarbij Arabisch de hele interface spiegelt naar rechts-naar-links. De pins op de landkeuze komen uit dezelfde bron als de vestigingenkaart, dus locaties staan op één plek onderhouden.
Tech stack
Wat dit project aantoont
Ziet jouw project er ook zo uit?
Plan een gratis gesprek. We kijken samen wat mogelijk is voor jouw bedrijf.
Gratis adviesgesprek